Personalausfall in der Kita: Notfallplan, Vertretung und Elterninformation

Warum der Plan vor dem Ausfall entstehen muss

Die Betriebserlaubnis einer Kita (§ 45 SGB VIII) beruht darauf, dass genug geeignetes Personal da ist. Die Aufsichtspflicht gegenüber den Kindern gilt an jedem Tag, auch wenn die Hälfte des Teams fehlt. Daraus folgt: Der Träger braucht eine Regel dafür, was bei welcher Besetzung passiert, und die Leitung braucht die Befugnis, diese Regel ohne Rückfrage anzuwenden.

Ein abgestimmter Plan hat weitere Vorteile. Eltern wissen vorher, womit sie rechnen müssen. Beschäftigte wissen, wann von ihnen Flexibilität erwartet wird und wann nicht. Und die Entscheidungen sind gegenüber Träger und Aufsicht nachvollziehbar.

Der Stufenplan

Viele Träger und manche Länder arbeiten mit Stufenplänen. Jede Stufe beschreibt eine Personallage und die Maßnahmen, die dann gelten. Ein Beispiel:

1. Ausfall im Rahmen der Planung: Vertretung aus dem eigenen Team oder durch eine Springerkraft. Der Alltag läuft weiter.
2. Engpass: Dienste werden verschoben, Teilzeitkräfte stocken freiwillig auf, Angebote und Ausflüge entfallen, Fortbildungen werden verschoben.
3. Mindestbesetzung gefährdet: Gruppen werden im Rahmen der Betriebserlaubnis zusammengelegt, Öffnungszeiten verkürzt, Eltern werden gebeten, ihre Kinder früher abzuholen oder zu Hause zu betreuen.
4. Mindestbesetzung unterschritten: Notbetreuung nach vorher festgelegten Kriterien oder Schließung einzelner Gruppen, in Abstimmung mit dem Träger und mit Meldung an die Aufsichtsbehörde.

Legen Sie für jede Stufe fest, ab welcher Besetzung sie gilt, wer sie auslöst, wer informiert wird und auf welchem Weg. Stimmen Sie den Plan mit dem Träger, der Mitarbeitervertretung oder dem Betriebs- bzw. Personalrat und dem Elternbeirat ab, bevor er gebraucht wird.

Wie viele Fachkräfte eine Gruppe braucht und wie sich Ausfallzeiten auf den Bedarf auswirken, erklärt der Artikel Personalschlüssel in der Kita.

Vertretung organisieren

Springerkräfte

Träger mit mehreren Einrichtungen können einen Pool von Springerkräften bilden, die dort eingesetzt werden, wo Personal fehlt. Damit das funktioniert, sollten Springerkräfte jede Einrichtung vorher kennenlernen und die wichtigsten Abläufe, Kinder mit besonderem Bedarf und Notfallnummern kennen.

Mehrarbeit im Team

Zusätzliche Stunden sind oft die schnellste Lösung, haben aber Grenzen:

• Teilzeitkräfte müssen nur dann mehr arbeiten, wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung das vorsehen. Sonst ist es freiwillig.
• Ordnet der Arbeitgeber vorübergehend längere Arbeitszeiten an, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Für Personalrat und Mitarbeitervertretung gelten vergleichbare Regeln.
• Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit gelten auch im Engpass. Die Regeln erklärt der Artikel Arbeitszeitgesetz in Kita und sozialen Einrichtungen.
• Zusätzliche Stunden gehören auf das Arbeitszeitkonto und müssen später ausgeglichen werden, siehe Arbeitszeitkonto: Plus- und Minusstunden.

Externe Kräfte

Aushilfen, Minijobber oder Leiharbeitskräfte können Lücken füllen, wenn sie die nötige Qualifikation haben und das Landesrecht sie als Fachkraft anerkennt. Leiharbeit ist meist teurer als eigene Kräfte und bietet den Kindern wenig Kontinuität.

Was der Träger melden muss

Nach § 47 SGB VIII muss der Träger einer Kita der Aufsichtsbehörde, meist dem Landesjugendamt, unverzüglich melden:

• Ereignisse oder Entwicklungen, die geeignet sind, das Wohl der Kinder zu beeinträchtigen,
• die bevorstehende Schließung der Einrichtung.

Ob und ab wann eine Unterschreitung der Mindestbesetzung darunter fällt, legen die Landesjugendämter in eigenen Hinweisen und Formularen fest. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Landesjugendamt und halten Sie das Formular bereit.

Dokumentieren Sie jede Unterschreitung: Datum, Uhrzeit, Zahl der Kinder und der anwesenden Fachkräfte, getroffene Maßnahmen. Diese Aufzeichnungen helfen bei der Meldung und in Gesprächen mit dem Träger über mehr Personal.

Eltern informieren

• Früh: Informieren Sie, sobald sich ein Engpass abzeichnet, nicht erst an der Tür. Am Vorabend ist besser als am Morgen.
• Einheitlich: Nutzen Sie immer denselben Weg, etwa die Eltern-App, E-Mail oder einen Aushang, und dieselben Formulierungen für dieselbe Stufe.
• Ohne Gesundheitsdaten: Nennen Sie keine Namen erkrankter Beschäftigter. „Wegen mehrerer Krankheitsfälle im Team“ genügt.
• Mit klaren Kriterien: Wenn nur eine Notbetreuung möglich ist, müssen Eltern die Kriterien vorher kennen, zum Beispiel Alleinerziehende oder Eltern ohne andere Betreuungsmöglichkeit. Legen Sie sie mit dem Elternbeirat fest.
• Mit Zeitraum: Sagen Sie, bis wann die Einschränkung voraussichtlich gilt und wann Sie wieder informieren.

Aufsichtspflicht bei knapper Besetzung

Die Aufsichtspflicht verringert sich nicht, wenn Personal fehlt. Zusammengelegte Gruppen müssen so betreut werden, dass jedes Kind angemessen beaufsichtigt ist. Ist das mit dem anwesenden Personal nicht möglich, müssen Angebot oder Öffnungszeit reduziert werden. Die Leitung sollte diese Lage dem Träger sofort melden.

Beschäftigte, die ihre Aufgaben wegen der Personallage nicht mehr sicher erfüllen können, können dies mit einer Überlastungsanzeige schriftlich an den Arbeitgeber melden. Sie dokumentiert die Gefährdung und die Verantwortung des Arbeitgebers.

Ausfällen vorbeugen

• Ausfallzeiten einplanen: Urlaub, Krankheit und Fortbildung gehören in die Personalbemessung, nicht in den Notfallplan.
• Urlaub früh planen: Eine verbindliche Urlaubsplanung für das ganze Jahr verhindert, dass zu viele Kräfte gleichzeitig fehlen. Die Rechte der Beschäftigten beschreibt der Artikel Urlaubsanspruch: Was Arbeitnehmer wissen müssen.
• Dienstplan früh veröffentlichen: Ein Plan, der zwei bis vier Wochen im Voraus steht, zeigt Lücken, solange noch Zeit zum Reagieren ist.
• Gesundheit fördern: Verlässliche Pausen, planbare Dienste und ein betriebliches Eingliederungsmanagement nach längerer Krankheit senken langfristig die Ausfälle. Mehr dazu im Artikel Krankmeldung: Pflichten und Rechte.
• Lage sichtbar machen: Digitale Dienstplanungs-Software kann für jeden Tag zeigen, ob die Mindestbesetzung erreicht wird, und Krankmeldungen direkt im Plan sichtbar machen.

Checkliste für den Morgen des Ausfalls

1. Krankmeldungen sammeln und die voraussichtliche Dauer erfragen.
2. Anwesende Fachkräfte und erwartete Kinder je Stunde gegenüberstellen.
3. Stufe nach dem Stufenplan bestimmen.
4. Vertretung anfragen: Springerkräfte, Teilzeitkräfte, die freiwillig aufstocken.
5. Pausen und Ruhezeiten der Vertretung prüfen.
6. Eltern nach Vorlage informieren.
7. Träger informieren, bei Unterschreitung der Mindestbesetzung Meldung an die Aufsicht vorbereiten.
8. Unterschreitung und Maßnahmen dokumentieren.

Häufige Fragen zum Personalausfall

Darf eine Kita bei Personalmangel einfach schließen?

Über verkürzte Öffnungszeiten, Notbetreuung oder Schließung entscheidet der Träger, nicht allein die Leitung. Er muss dabei den Betreuungsvertrag mit den Eltern beachten und die Aufsichtsbehörde informieren. Der Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz richtet sich gegen den Träger der öffentlichen Jugendhilfe, nicht gegen die einzelne Kita.

Muss ich als Teilzeitkraft einspringen?

Nur wenn Ihr Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung das vorsieht. Sonst ist Mehrarbeit freiwillig. Zusätzliche Stunden kommen auf Ihr Arbeitszeitkonto.

Darf die Leitung die Verfügungszeit streichen, um Lücken zu füllen?

Verfügungszeit für Vorbereitung und Dokumentation ist je nach Land, Tarifvertrag oder Dienstvereinbarung festgelegt. Fällt sie wegen eines Engpasses aus, sollte sie zeitnah nachgeholt werden, sonst verlagert sich die Arbeit in die Gruppenzeit oder in unbezahlte Stunden.

Dürfen Eltern erfahren, wer krank ist?

Nein. Gesundheitsdaten von Beschäftigten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Es genügt die Information, dass wegen Krankheit im Team weniger Personal da ist.

Was ist eine Überlastungsanzeige?

Mit einer Überlastungsanzeige teilen Beschäftigte dem Arbeitgeber schriftlich mit, dass sie ihre Aufgaben wegen der Personallage nicht mehr sicher erfüllen können. Sie dokumentiert die Lage und weist den Arbeitgeber auf seine Verantwortung hin.

Fazit

Personalausfall lässt sich nicht verhindern, aber vorbereiten. Ein Stufenplan, der vorher mit Träger, Interessenvertretung und Elternbeirat abgestimmt ist, macht aus der morgendlichen Improvisation eine Routine: Jede Personallage hat ihre Maßnahmen, jede Stufe ihre Information an die Eltern.

Die Grenzen bleiben auch im Engpass bestehen: Aufsichtspflicht, Arbeitszeitgesetz und die Rechte der Beschäftigten. Wer Unterschreitungen dokumentiert und Ausfallzeiten in die Personalbemessung aufnimmt, schafft die Grundlage dafür, dass Engpässe seltener werden.