Krankmeldung richtig handhaben: Pflichten, Rechte und häufige Fehler

Krankmeldung beim Arbeitgeber: unverzüglich und vor Dienstbeginn

Nach § 5 Abs. 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) müssen Sie dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern, in der Praxis vor Beginn des Dienstes oder in den ersten Minuten danach. Wer erst mittags anruft, obwohl er schon morgens wusste, dass er nicht kommt, verletzt diese Pflicht.

• Wem: der Stelle, die Ihr Arbeitgeber dafür bestimmt hat, meist der Einrichtungsleitung oder ihrer Vertretung.
• Wie: Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Anruf ist am sichersten, weil Sie wissen, dass die Nachricht angekommen ist. Hat der Arbeitgeber einen Weg festgelegt, etwa eine Telefonnummer oder eine App, nutzen Sie diesen.
• Was: dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange voraussichtlich. Die Diagnose müssen Sie nicht nennen.

Die Krankmeldung beim Arbeitgeber ist auch dann nötig, wenn die Arztpraxis die Bescheinigung elektronisch an die Krankenkasse schickt. Die elektronische Übermittlung ersetzt nur den Papiernachweis, nicht die Meldung.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: ab wann sie nötig ist

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich bescheinigt sein (§ 5 Abs. 1 EFZG). Gezählt werden Kalendertage, also auch Wochenenden und Feiertage.

Der Arbeitgeber darf die Bescheinigung früher verlangen, auch schon ab dem ersten Tag. Einen besonderen Grund braucht er dafür nicht. Steht eine solche Regel im Arbeitsvertrag oder wurde sie Ihnen mitgeteilt, gilt sie.

Rückwirkend darf eine Ärztin oder ein Arzt die Arbeitsunfähigkeit nur ausnahmsweise bescheinigen, in der Regel für höchstens drei Tage. Gehen Sie deshalb rechtzeitig in die Praxis.

eAU und telefonische Krankschreibung

Seit dem 1. Januar 2023 gibt es für gesetzlich Versicherte die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die Praxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie dort ab. Für Sie bedeutet das:

• Sie müssen die Bescheinigung nicht mehr selbst beim Arbeitgeber abgeben. Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit aber zum gleichen Zeitpunkt ärztlich feststellen lassen, zu dem Sie sonst die Bescheinigung vorgelegt hätten (§ 5 Abs. 1a EFZG).
• Die Pflicht zur Krankmeldung beim Arbeitgeber bleibt.
• Sie erhalten weiterhin einen Ausdruck für Ihre Unterlagen. Heben Sie ihn auf, falls es Rückfragen gibt.

Für privat Versicherte und für Bescheinigungen von Ärztinnen und Ärzten ohne Kassenzulassung oder aus dem Ausland gilt weiterhin die Bescheinigung auf Papier, die Sie dem Arbeitgeber vorlegen.

Die telefonische Krankschreibung ist seit Dezember 2023 dauerhaft möglich: bei leichten Beschwerden, wenn die Praxis Sie bereits kennt, für höchstens fünf Kalendertage. Für eine Verlängerung ist ein Besuch in der Praxis oder eine Videosprechstunde nötig.

Entgeltfortzahlung und Krankengeld

Sechs Wochen Entgeltfortzahlung

Bei Arbeitsunfähigkeit zahlt der Arbeitgeber das Entgelt bis zu sechs Wochen weiter (§ 3 EFZG), und zwar in der Höhe, die Sie in dieser Zeit verdient hätten (§ 4 EFZG). Voraussetzungen:

• Das Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens vier Wochen. In den ersten vier Wochen zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
• Sie haben die Arbeitsunfähigkeit nicht selbst verschuldet, etwa durch grob leichtsinniges Verhalten.

Jede neue Krankheit löst einen neuen Anspruch von sechs Wochen aus. Kehrt dieselbe Krankheit zurück (Fortsetzungserkrankung), entsteht ein neuer Anspruch nur, wenn Sie wegen dieser Krankheit sechs Monate nicht arbeitsunfähig waren oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind. Kommt eine neue Krankheit während einer laufenden Arbeitsunfähigkeit hinzu, verlängert das die sechs Wochen nicht.

Krankengeld ab der siebten Woche

Danach zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Es beträgt 70 Prozent des Bruttoentgelts, höchstens aber 90 Prozent des Nettoentgelts (§ 47 SGB V). Davon gehen noch Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ab. Wegen derselben Krankheit gibt es Krankengeld für höchstens 78 Wochen innerhalb von drei Jahren (§ 48 SGB V).

Wichtig für das Krankengeld: Eine Folgebescheinigung muss spätestens am nächsten Werktag nach dem zuletzt bescheinigten Ende der Arbeitsunfähigkeit ausgestellt sein. Samstage zählen dabei nicht als Werktage (§ 46 SGB V). Eine Lücke kann den Anspruch kosten.

Krank im Urlaub

Werden Sie im Urlaub krank, werden die Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Urlaub angerechnet, wenn Sie sie durch ein ärztliches Zeugnis nachweisen (§ 9 Bundesurlaubsgesetz). Die Urlaubstage bleiben Ihnen erhalten.

• Melden Sie die Arbeitsunfähigkeit sofort beim Arbeitgeber, auch aus dem Urlaub.
• Lassen Sie sich die Arbeitsunfähigkeit ärztlich bescheinigen, auch im Ausland. Im Ausland müssen Sie dem Arbeitgeber zusätzlich Ihre Adresse am Aufenthaltsort mitteilen (§ 5 Abs. 2 EFZG).
• Der Urlaub verlängert sich nicht automatisch. Sie kehren zum geplanten Termin zurück und nehmen die gutgeschriebenen Tage später, nach Absprache.

Was sonst rund um den Urlaub gilt, erklärt der Artikel Urlaubsanspruch: Was Arbeitnehmer wissen müssen.

Nach längerer Krankheit: BEM und Wiedereingliederung

Waren Sie innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, am Stück oder in mehreren Abschnitten, muss der Arbeitgeber Ihnen ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Im BEM wird geklärt, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und einer neuen vorgebeugt werden kann, etwa durch andere Dienstzeiten oder Hilfsmittel. Die Teilnahme ist freiwillig.

Bei der stufenweisen Wiedereingliederung (§ 74 SGB V, oft „Hamburger Modell“ genannt) steigen Sie nach einem ärztlichen Plan schrittweise wieder ein, zum Beispiel zwei Wochen mit vier Stunden täglich, dann zwei Wochen mit sechs Stunden. Während dieser Zeit gelten Sie weiter als arbeitsunfähig und erhalten Krankengeld oder Übergangsgeld, kein Gehalt.

Häufige Fehler bei der Krankmeldung

• Zu spät gemeldet: Die Meldung kommt erst nach Dienstbeginn, obwohl die Krankheit vorher bekannt war. Das kann eine Abmahnung nach sich ziehen.
• Bescheinigung zu spät: Die Praxis wird erst am fünften Tag aufgesucht. Bis zur Vorlage darf der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung zurückhalten (§ 7 EFZG).
• Verlängerung vergessen: Die Folgebescheinigung fehlt, oder der Arbeitgeber erfährt nicht, dass die Krankheit länger dauert.
• Nur die Praxis informiert: Die eAU ersetzt nicht die eigene Meldung beim Arbeitgeber.
• Unklare Dauer: „Ich melde mich wieder“ hilft dem Team nicht. Nennen Sie die voraussichtliche Dauer und melden Sie sich, wenn sie sich ändert.

Checkliste: Was tun, wenn ich krank werde?

1. Vor Dienstbeginn die Leitung oder die festgelegte Stelle informieren, mit voraussichtlicher Dauer.
2. Klären, ab welchem Tag Ihr Arbeitgeber eine ärztliche Bescheinigung verlangt.
3. Spätestens am vierten Krankheitstag ärztlich feststellen lassen, früher, wenn der Arbeitgeber es verlangt.
4. Privat versichert: die Bescheinigung dem Arbeitgeber vorlegen.
5. Dauert die Krankheit länger: rechtzeitig die Folgebescheinigung holen und den Arbeitgeber informieren.
6. Übergaben, die nur Sie kennen, kurz weitergeben, etwa ein vereinbartes Elterngespräch.
7. Bei Rückkehr kurz melden, damit der Dienstplan wieder mit Ihnen rechnet.

Häufige Fragen zur Krankmeldung

Muss ich dem Arbeitgeber sagen, was ich habe?

Nein. Mitteilen müssen Sie nur, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange voraussichtlich. Die Diagnose steht auch nicht auf der Bescheinigung für den Arbeitgeber. Ausnahme: Bestimmte ansteckende Krankheiten müssen Beschäftigte einer Kita oder Schule der Leitung mitteilen (§ 34 Abs. 5 Infektionsschutzgesetz).

Reicht eine Nachricht per Messenger als Krankmeldung?

Das Gesetz schreibt keine Form vor. Entscheidend ist, dass die Meldung rechtzeitig ankommt. Wenn Ihr Arbeitgeber einen bestimmten Weg festgelegt hat, etwa einen Anruf bei der Leitung, nutzen Sie diesen.

Darf ich während der Krankschreibung das Haus verlassen?

Ja, soweit es die Genesung nicht gefährdet. Einkaufen, ein Spaziergang oder der Weg zur Apotheke sind erlaubt. Verboten ist alles, was die Heilung verzögert.

Darf ich vor dem Ende der Krankschreibung wieder arbeiten?

Ja. Die Bescheinigung ist eine ärztliche Prognose, kein Arbeitsverbot. Wenn Sie sich gesund fühlen, dürfen Sie früher zurückkommen. Der Versicherungsschutz bleibt bestehen.

Darf mir während einer Krankheit gekündigt werden?

Ja, eine Krankheit schützt nicht vor einer Kündigung. Kündigt der Arbeitgeber wegen der Arbeitsunfähigkeit, zahlt er das Entgelt trotzdem bis zum Ende der sechs Wochen weiter (§ 8 EFZG).

Was gilt, wenn mein Kind krank ist?

Dann sind nicht Sie arbeitsunfähig. Gesetzlich Versicherte können für ein krankes Kind unter zwölf Jahren Kinderkrankengeld von der Krankenkasse bekommen (§ 45 SGB V). Dafür brauchen Sie eine ärztliche Bescheinigung für das Kind. Wie viele Tage im Jahr zustehen, legt das Gesetz fest; die Zahl wurde in den letzten Jahren mehrfach geändert.

Fazit

Bei einer Krankheit gelten zwei getrennte Pflichten: die sofortige Meldung beim Arbeitgeber und der ärztliche Nachweis, spätestens ab dem vierten Tag oder früher, wenn der Arbeitgeber es verlangt. Die eAU nimmt Ihnen nur den Weg mit dem Papier ab, nicht die Meldung. Im Gegenzug sichert das Gesetz sechs Wochen Entgeltfortzahlung, danach Krankengeld, und schützt den Urlaub vor Krankheitstagen.

Wer früh, klar und mit voraussichtlicher Dauer meldet, schützt seine Ansprüche und gibt dem Team die Zeit, die Vertretung zu planen. Wie sich Krankheitstage auf das Stundenkonto auswirken, erklärt der Artikel Arbeitszeitkonto: Plus- und Minusstunden.