Zeiterfassung in der Kita: Methoden im Vergleich
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, auch in Kitas. Papier, Terminal, App oder Browser: Hier sehen Sie, was die Pflicht verlangt, wie sich die Methoden im Kita-Alltag schlagen und was Zeiterfassung kostet.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht, auch in Kitas.
- Papier ist derzeit erlaubt, kostet aber Zeit beim Abtippen und Nachrechnen. Terminals brauchen Hardware und einen zweiten Weg für Termine außer Haus.
- Im Browser erfassen Mitarbeitende ihre Zeit am PC, Tablet oder Smartphone, ohne Installation und ohne Hardware. So funktioniert Quickshift.
- Wichtiger als die Methode ist das Arbeitszeitkonto dahinter: Soll, Ist und Überstunden sollten automatisch entstehen.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Kita
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfassen müssen. Es folgt damit dem Europäischen Gerichtshof (Urteil vom 14.05.2019, C-55/18). Das gilt für Kitas jeder Größe, ob in kommunaler, freier oder kirchlicher Trägerschaft.
- Form: Die Entscheidung schreibt keine bestimmte Form vor. Die Bundesregierung plant, die elektronische Erfassung im Arbeitszeitgesetz vorzuschreiben; bis dahin ist auch Papier zulässig (Stand: Oktober 2026).
- Vertrauensarbeitszeit: bleibt möglich, die Zeiten müssen trotzdem erfasst werden. Mehr dazu im Artikel Vertrauensarbeitszeit erklärt.
- Mitbestimmung: Bei der Einführung eines digitalen Systems bestimmt der Betriebsrat mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), bei kommunalen Trägern der Personalrat, in kirchlichen Einrichtungen die Mitarbeitervertretung.
- Arbeitszeitgesetz: Pausen (§ 4 ArbZG), Ruhezeit von 11 Stunden (§ 5 ArbZG) und Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG) lassen sich aus erfassten Zeiten automatisch prüfen.
Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
Papier, Terminal, App oder Browser: der Vergleich
Terminal und App beschreiben die Methoden im Allgemeinen; was ein bestimmtes System kann, hängt vom Anbieter ab.
| Stundenzettel auf Papier | Terminal mit Chip oder Fingerabdruck | App auf dem Smartphone | Browser: Quickshift | |
|---|---|---|---|---|
| Hardware | keine | Terminal je Eingang, Chips oder Karten | Smartphones oder, je nach App, ein gemeinsames Tablet | keine; PC, Tablet oder Smartphone genügen |
| Ausflug, Fortbildung, Termin außer Haus | nachträglich eintragen | braucht einen zweiten Weg | ja | ja, auf dem Smartphone |
| Private Smartphones | nicht nötig | nicht nötig | nötig ohne Diensthandys, außer die App läuft auf einem gemeinsamen Tablet | möglich, aber nicht nötig: PC oder Tablet in der Kita genügen |
| Arbeitszeitkonto | abtippen und von Hand rechnen | je nach Software dahinter | je nach Software dahinter | Soll, Ist und Saldo automatisch, mit Abwesenheiten |
| Verbindung zum Dienstplan | keine | je nach Software dahinter | je nach Software dahinter | Plan und gearbeitete Zeit im selben Programm |
| Datenschutz | Ordner verschlossen aufbewahren | Fingerabdrücke sind biometrische Daten (Art. 9 DSGVO) | Nutzung privater Geräte regeln | Server in Deutschland, Rollen für Leitung und Träger |
Was Zeiterfassung in der Kita können sollte
- Arbeitszeitkonto: Soll aus dem Arbeitsvertrag, Ist aus der Erfassung, Saldo und Überstunden automatisch.
- Pausen und Ruhezeiten: Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zeigen, bevor der Monat abgeschlossen wird.
- Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit und Fortbildung im selben Programm, damit das Konto stimmt.
- Nachvollziehbare Korrekturen: Wer hat wann welche Zeit geändert?
- Auswertungen: Monatsberichte für Leitung und Träger und ein Export für die Lohnbuchhaltung.
- Gesamtkosten: Lizenz je Person, Kind oder Einrichtung, dazu Hardware, Einrichtungsgebühr und Mehrwertsteuer.
Zeiterfassung mit Quickshift
- Ohne Installation und ohne Hardware: Mitarbeitende erfassen Beginn, Ende und Pausen im Browser, am PC oder auf dem Smartphone, auch als Web-App auf dem Startbildschirm.
- Arbeitszeitkonto: Soll, Ist und Saldo werden laufend berechnet; Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit werden geprüft.
- Dienstplan inklusive: geplante und gearbeitete Zeit im selben Programm, siehe Dienstplanung Kita.
- Für Träger: Monatsberichte und Excel-Export für die Lohnbuchhaltung, Server in Deutschland.
Was Quickshift kostet
3,50 € je Person und Monat inklusive Mehrwertsteuer, mit Dienstplan und Abwesenheiten. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit.
| Mitarbeitende | pro Monat | pro Jahr |
|---|---|---|
| 10 | 35,00 € | 420,00 € |
| 25 | 87,50 € | 1.050,00 € |
| 50 | 175,00 € | 2.100,00 € |
| 100 | 350,00 € | 4.200,00 € |
Mehr zu Quickshift für Wohlfahrtsverbände und Träger: Zeiterfassung soziale Einrichtungen.
Die Software
Einfach. Übersichtlich. Direkt im Browser.
So sieht Quickshift in der Praxis aus — keine Installation, kein App Store, alles im Browser.
“Die Zusammenarbeit mit der Z&O Consulting GmbH ist durchweg positiv. Die Anwendung Quickshift ist bewusst einfach gehalten, bietet aber dennoch alle Funktionen, die wir im Arbeitsalltag benötigen. Unsere Mitarbeitenden kommen sehr gut damit zurecht und sind zufrieden – und wir als Träger ebenso. Eine Lösung, die genau das richtige Maß an Übersichtlichkeit und Funktionalität vereint und dadurch eine wirkliche Arbeitserleichterung für die Teams ist. Für uns als Träger ist insbesondere der schnelle und zuverlässige Support hervorzuheben.”
Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Kitas
Ist Arbeitszeiterfassung in der Kita Pflicht?
Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einschließlich Überstunden erfassen. Das gilt für Kitas jeder Größe und jedes Trägers. Eine bestimmte Form schreibt die Entscheidung nicht vor.
Was kostet Zeiterfassung für eine Kita?
Je nach Anbieter wird je Person, je Kind oder je Einrichtung abgerechnet; Terminals kosten zusätzlich Hardware. Quickshift kostet 3,50 € je Person und Monat inklusive Mehrwertsteuer, mit Dienstplan und Abwesenheiten und ohne Hardware. Für 25 Mitarbeitende sind das 87,50 € im Monat.
Dürfen Mitarbeitende mit dem privaten Smartphone stempeln?
Ja, wenn sie das möchten. Verpflichten kann der Arbeitgeber sie dazu in der Regel nicht. Deshalb sollte es eine Alternative geben, etwa einen PC oder ein Tablet in der Kita. Programme, die im Browser laufen, brauchen dafür keine Installation.
Ist eine Stempeluhr mit Fingerabdruck in der Kita erlaubt?
Fingerabdrücke sind biometrische Daten und nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Ihre Verarbeitung ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Ein Chip, eine PIN oder die Anmeldung im Browser erfüllen die Pflicht zur Zeiterfassung ohne biometrische Daten.
Wie passt Vertrauensarbeitszeit zur Pflicht zur Zeiterfassung?
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Die Beschäftigten teilen ihre Arbeitszeit selbst ein. Erfasst werden muss sie trotzdem. Der Arbeitgeber kann die Erfassung den Beschäftigten übertragen, bleibt aber dafür verantwortlich.
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