Dienstplanung für Kitas — einfach und digital
Schluss mit stundenlanger Excel-Arbeit jeden Montag — Kitaleitungen erstellen ihren Dienstplan in 20 Minuten, haben alle Zeiten im Blick und erfüllen automatisch die Anforderungen des Trägers.
15 Minuten · kostenlos · ganz unverbindlich
Viele Kitaleitungen kennen das
Stunden für den Dienstplan.
Jeden Montag von vorne — mit Excel, Papier und ständigen Rückfragen.
Änderungen kommen nicht an.
Wer hat welche Version? Wer wurde informiert? Niemand weiß es genau.
Dokumentation auf Zuruf.
Arbeitszeiten für den Träger zusammensuchen kostet wieder einen halben Tag.
Ausfälle, die keiner sieht.
Kurzfristige Ausfälle im Kita-Alltag — und der Ersatzplan fehlt.
So macht Quickshift es einfacher
Dienstplan in Minuten
Drag-and-Drop statt Excel. Automatische Planung möglich — keine IT-Kenntnisse nötig.
Zeiterfassung ohne Aufwand
Mitarbeitende erfassen Start, Ende und Pausen selbst — im Browser oder per Smartphone. Leitungen müssen Zeiten nicht mehr manuell nachtragen.
Überblick für Leitungen
Urlaub, Krankheit, Überstunden — immer aktuell. Soll- und Ist-Stunden im Arbeitszeitkonto automatisch berechnet, Monatsübersicht pro Mitarbeitende auf einen Blick.
Urlaub & Ausfälle im Griff
Krankmeldungen, Urlaub und Fortbildungen zentral verwalten — Abwesenheiten werden automatisch im Dienstplan berücksichtigt. Die Leitung sieht sofort, wer fehlt.
Die Software
Einfach. Übersichtlich. Direkt im Browser.
So sieht Quickshift in der Praxis aus — keine Installation, kein App Store, alles im Browser.
Erfahrung aus der Praxis
Vorher
Excel-Tabellen, ca. 4 Stunden Planungsaufwand pro Woche — und trotzdem ständige Rückfragen.
Heute
Dienstplan in 20 Minuten, automatische Zeiterfassung, 3 Stunden Verwaltungszeit pro Woche gespart.
"Quickshift ist ein echter Innovationsschub für unsere Verwaltung und eine deutliche Vereinfachung der Dienstplanung & Zeiterfassung für unsere Kitaleitungen."
Warum Kita-Dienstplanung mehr ist als ein Schichtplan
Kitas unterliegen den länderspezifischen Kita-Gesetzen, die Mindestanwesenheiten und Stellenschlüssel vorschreiben. Das bedeutet: Ein Dienstplan ist nicht nur ein Werkzeug zur Arbeitseinteilung — er ist ein Nachweis gegenüber dem Träger und den Behörden, dass der gesetzliche Betreuungsschlüssel an jedem Tag eingehalten wird.
Ein digitaler Dienstplan kann automatisch prüfen, ob der Stellenschlüssel an einem Tag unterschritten wird — etwas, das Excel nicht leisten kann. Kitaleitungen sehen auf einen Blick, ob die Mindestbesetzung gewährleistet ist, und können rechtzeitig gegensteuern, bevor kurzfristige Ausfälle zum Problem werden.
Was Quickshift für Kitas mitbringt
- Digitaler Dienstplan per Drag-and-Drop
- Browserbasierte Zeiterfassung — keine App nötig
- Automatische Überstunden- und Urlaubsberechnung
- Monatsberichte für den Träger auf Knopfdruck
- Krankmeldungen und Abwesenheiten zentral verwalten
- Rollen für Kitaleitung und Träger-Admin
- Einfaches Soll- und Ist-Zeitkonto
- Regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen
3,50 € pro Person · pro Monat · inkl. MwSt. · beliebig viele Personen & Standorte
Häufige Fragen zur Kita-Dienstplanung
Wie viel Zeit spart eine digitale Dienstplanung in einer Kita?
Kitaleitungen berichten, dass der wöchentliche Dienstplan mit Excel oder Papier bis zu 3 Stunden kostet. Mit einer digitalen Lösung sinkt das auf rund 20–30 Minuten. Über ein Arbeitsjahr ergibt das eine Einsparung von über 100 Stunden — Zeit, die in pädagogische Arbeit, Teamgespräche oder die eigene Erholung fließen kann.
Was ist der Stellenschlüssel und wie wird er in Kitas dokumentiert?
Der Stellenschlüssel beschreibt das gesetzlich vorgeschriebene Verhältnis zwischen pädagogischem Personal und betreuten Kindern. Die jeweiligen Landesgesetze legen Mindestvorgaben nach Altersgruppe und Betreuungsform fest. Träger und Kitaleitungen müssen die Einhaltung regelmäßig dokumentieren und dem Jugendamt auf Anfrage nachweisen. Quickshift prüft den Schlüssel täglich automatisch und warnt, wenn die Sollbesetzung unterschritten wird.
Erfüllt Quickshift die gesetzlichen Dokumentationspflichten für Kitas?
Länderspezifische Kita-Gesetze stellen Anforderungen an Dokumentation, Personalschlüssel und Betriebserlaubnis. Quickshift unterstützt dabei, Stundennachweise, Dienstpläne und Abwesenheiten so zu dokumentieren, dass Jugendämter und Träger jederzeit Zugriff auf die notwendigen Berichte haben. Alle relevanten Nachweise werden auf Knopfdruck exportiert.
Was passiert, wenn eine Fachkraft kurzfristig krank wird?
Quickshift zeigt sofort, welche Mitarbeitenden an diesem Tag verfügbar oder noch nicht eingeplant sind. Vertretungen lassen sich direkt im Plan anpassen — ohne neue Tabelle, ohne E-Mail-Runde. Das reduziert die Reaktionszeit bei kurzfristigen Ausfällen erheblich.
Wie lange dauert die Einführung einer neuen Kita?
Die meisten Kitas sind innerhalb einer Woche startklar. Wir begleiten Sie persönlich: von der Dateneingabe über die erste Dienstplanung bis zur aktiven Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden. Bei Trägern mit mehreren Einrichtungen läuft die Einführung schrittweise mit einer Pilot-Kita.
15 Minuten Online-Termin.
Ganz unverbindlich.
Einfach schauen, ob Quickshift zu Ihrer Kita passt — kein Aufwand, keine Verpflichtung.
Kurz kennenlernen →Weiter lesen ...
- Smarte Assistenz in der Kita-Dienstplanung — Wie digitale Planung Kitaleitungen entlastet und warum Drag-and-Drop mehr als ein Komfort-Feature ist.
- Vertragszeit, Dienstplan und Arbeitszeit: Unterschiede — Was der Unterschied zwischen Vertragszeit und tatsächlicher Arbeitszeit bedeutet — und warum das für Kitas wichtig ist.
- Urlaubsanspruch: Was Arbeitnehmer wissen müssen — Gesetzliche Grundlagen, Sonderregelungen und häufige Fragen rund um den Urlaubsanspruch.
- Vertrauensarbeitszeit erklärt — Was Vertrauensarbeitszeit bedeutet, welche Dokumentationspflichten bestehen und wie digitale Tools helfen.
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