Rechtssichere Zeiterfassung für soziale Einrichtungen
Arbeitszeitgesetz-konform, DSGVO-gerecht und ohne Papier — HR und Verwaltungsleitungen in Wohlfahrtsverbänden erfassen Arbeitszeiten digital und schließen den Monat per Klick ab. Auch für Einrichtungen mit Leiharbeit: AÜG-konforme Stundennachweise auf Knopfdruck.
15 Minuten · kostenlos · ganz unverbindlich
Was HR in sozialen Einrichtungen täglich kostet
Stundenlisten per Hand.
Mitarbeitende tragen Zeiten in Tabellen ein — fehleranfällig und zeitaufwändig.
Verstöße, die keiner bemerkt.
Verstöße gegen Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten bleiben unentdeckt.
Monatsabschluss im Chaos.
Gehaltsrelevante Daten manuell zusammensuchen — jedes Mal aufs Neue.
Datenschutz als Fragezeichen.
Wo liegen Personaldaten? US-Cloud-Dienste sind für Wohlfahrtsverbände ein Risiko.
Quickshift löst das — einfach und rechtssicher
Digitale Zeiterfassung
Ein Klick im Browser — kein App-Download, kein Papier. Für Desktop, Tablet und Smartphone.
Arbeitszeitgesetz-konform
Automatische Prüfung auf Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten — Verstöße sofort sichtbar.
Monatsabschluss per Klick
Gehaltsrelevante Auswertungen automatisch — fertig für den Export an die Lohnbuchhaltung.
DSGVO & Server DE
Alle Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland — kein Cloud Act USA.
Die Software
Einfach. Übersichtlich. Direkt im Browser.
So sieht Quickshift in der Praxis aus — keine Installation, kein App Store, alles im Browser.
Erfahrung aus der Praxis
Vorher
Stundenlisten per E-Mail, Monatsabschluss dauerte 2 Tage. DSGVO-Status unklar.
Heute
Zeiterfassung digital, Monatsabschluss in wenigen Sekunden. Datenschutzbeauftragter zufrieden — Server in Deutschland.
“Wir freuen uns, mit Quickshift eine transparente Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung und Dienstplanung gefunden zu haben. Außerdem macht der schnelle Support auch den Einstieg einfach.”
Rechtliche Anforderungen an Zeiterfassung in sozialen Einrichtungen
Das BAG-Urteil vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) stellt klar: Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden objektiv, verlässlich und zugänglich zu erfassen — unabhängig von der Branche. Für soziale Einrichtungen mit Schichtdienst, Teilzeitkräften und Springern ist papierbasierte Erfassung damit faktisch nicht mehr rechtssicher.
Digitale Systeme müssen außerdem Ruhezeiten nach § 5 ArbZG (11 Stunden) und die Höchstarbeitszeit (10h/Tag, § 3 ArbZG) automatisch prüfen. Für Einrichtungen, die Leiharbeitnehmer einsetzen, kommt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) hinzu: Einsatznachweise und Gleichbehandlungspflichten müssen lückenlos dokumentiert werden — etwas, das mit manuellen Listen kaum revisionssicher möglich ist.
“Die Zusammenarbeit mit der Z&O Consulting GmbH ist durchweg positiv. Die Anwendung Quickshift ist bewusst einfach gehalten, bietet aber dennoch alle Funktionen, die wir im Arbeitsalltag benötigen. Unsere Mitarbeitenden kommen sehr gut damit zurecht und sind zufrieden – und wir als Träger ebenso. Eine Lösung, die genau das richtige Maß an Übersichtlichkeit und Funktionalität vereint und dadurch eine wirkliche Arbeitserleichterung für die Teams ist. Für uns als Träger ist insbesondere der schnelle und zuverlässige Support hervorzuheben.”
Was Quickshift für Ihre Zeiterfassung mitbringt
- Mitarbeitende erfassen Zeiten selbst im Browser oder per Smartphone — Leitungen müssen nichts mehr manuell nachtragen
- Automatische Arbeitszeitkonten: Soll/Ist-Stunden, Überstunden und Saldo pro Mitarbeitenden
- Monatsberichte und Zeitauswertungen auf Knopfdruck
- Prüfung auf ArbZG-Verstöße (Ruhe- und Höchstzeiten)
- Urlaubsverwaltung und Krankmeldungen digital
- Export für Lohnbuchhaltung
- DSGVO-konformes Hosting in Deutschland
- AVV auf Anfrage als Träger-Nachweis
3,50 € pro Person · pro Monat · inkl. MwSt. · beliebig viele Personen & Standorte
Häufige Fragen zur Zeiterfassung in sozialen Einrichtungen
Sind Arbeitgeber in sozialen Einrichtungen gesetzlich zur Zeiterfassung verpflichtet?
Ja. Das BAG-Urteil vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) verpflichtet alle Arbeitgeber in Deutschland, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten objektiv, verlässlich und zugänglich zu erfassen, unabhängig von der Branche. Soziale Einrichtungen sind damit genauso betroffen wie Industriebetriebe. Für Einrichtungen mit Schichtdienst, Teilzeitkräften und Springern ist papierbasierte Erfassung faktisch nicht mehr rechtssicher.
Was zählt zur Arbeitszeit und was gilt als Bereitschaftszeit in sozialen Einrichtungen?
Arbeitszeit im Sinne des ArbZG umfasst die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Bereitschaftsdienst gilt nach europäischem und deutschem Recht vollständig als Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer verpflichtet ist, sich am Arbeitsplatz aufzuhalten. Eine lückenlose Zeiterfassung ist nötig, um diese Kategorien korrekt abzugrenzen, Lohnansprüche zu erfüllen und ArbZG-Verstöße zu vermeiden.
Wie werden Überstunden in sozialen Einrichtungen korrekt erfasst und abgerechnet?
Überstunden entstehen, wenn Mitarbeitende über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus tätig sind. Für Teilzeitkräfte gilt die Vertragsstundenzahl als Basis, nicht die Vollzeitarbeitszeit. Quickshift berechnet den Stundensaldo automatisch, zeigt Über- und Minusstunden nach Mitarbeitenden und Monat und ermöglicht den Export für die Lohnbuchhaltung.
Unterstützt die Zeiterfassung auch geringfügig Beschäftigte und Minijobber?
Ja. Für jede Beschäftigungsform — Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudierende — lässt sich ein eigenes Vertragsmodell hinterlegen, inklusive Stundenkontingent, Urlaubsanspruch und Lohngruppe. Die Zeiterfassung funktioniert browserbasiert für alle Beschäftigten ohne App oder Hardware.
Wie lassen sich Arbeitszeitdaten für die Lohnbuchhaltung exportieren?
Quickshift exportiert Monatssummen, Überstunden, Abwesenheiten und Urlaub auf Knopfdruck. Da Lohnbuchhaltungssysteme — etwa DATEV, Sage oder Personio — unterschiedliche Formate erwarten, klären wir das genaue Format gerne im persönlichen Gespräch und richten den Export entsprechend ein.
Datenschutz, den Wohlfahrtsverbände brauchen
Serverstandort ausschließlich Deutschland — kein Cloud Act USA
Verschlüsselung sensibler Personaldaten
AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) auf Anfrage für Träger
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Einfach schauen, ob Quickshift zur Einrichtung passt — kein Aufwand, keine Verpflichtung.
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