Vertragszeit, Dienstplan und Arbeitszeit: Die wichtigen Unterschiede einfach erklärt

Warum die Unterscheidung wichtig ist

Die klare Unterscheidung zwischen Vertragszeit, Dienstplan und tatsächlicher Arbeitszeit bildet die Grundlage für ein faires und transparentes Arbeitsverhältnis. Wenn alle Beteiligten verstehen, was diese Begriffe bedeuten und wie sie zusammenhängen, lassen sich viele Missverständnisse und Konflikte vermeiden. Mitarbeitende wissen genau, welche Erwartungen an sie gestellt werden, und Leitungen können nachvollziehbare Entscheidungen treffen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die rechtliche Seite: Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass Arbeitszeiten erfasst werden müssen. Nur wenn klar ist, was tatsächlich gearbeitet wurde (Istzeit) und wie dies im Verhältnis zur vereinbarten Arbeitszeit (Sollzeit) steht, können Überstunden korrekt erfasst, Ruhezeiten eingehalten und faire Arbeitsbedingungen geschaffen werden. In sozialen Einrichtungen, wo Schichtdienst und flexible Arbeitszeiten zur Tagesordnung gehören, ist diese Klarheit besonders wichtig.

Vertragszeit (Sollzeit): Was steht im Arbeitsvertrag?

Die Vertragszeit, auch Sollzeit genannt, ist die im Arbeitsvertrag festgelegte wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit. Sie bildet die Grundlage des Arbeitsverhältnisses und definiert, wie viele Stunden eine Person arbeiten muss, um ihre vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Diese Zeit ist verbindlich vereinbart und ändert sich nur durch Vertragsänderungen.

Beispiele für Vertragszeit:

• Vollzeitvertrag: 39 Stunden pro Woche
• Teilzeitvertrag: 30 Stunden pro Woche
• Geringfügige Beschäftigung: 10 Stunden pro Woche

Die Vertragszeit ist der Maßstab, an dem alle anderen Zeiten gemessen werden. Sie bestimmt das Gehalt, den Urlaubsanspruch und bildet die Basis für die Berechnung von Überstunden oder Minusstunden. Für soziale Einrichtungen ist es besonders wichtig, dass die Vertragszeit realistisch zum tatsächlichen Bedarf passt - sowohl für die Einrichtung als auch für die Mitarbeitenden.

Dienstplan: Die geplante Arbeitszeit

Der Dienstplan legt fest, wann und wie lange eine Person in einem bestimmten Zeitraum (meist eine Woche oder ein Monat) arbeiten soll. Er konkretisiert die Vertragszeit, indem er sie auf einzelne Arbeitstage und Schichten verteilt. Im Dienstplan steht zum Beispiel: "Montag 7:00-15:00 Uhr, Dienstag 8:30-14:30 Uhr" usw.

Wichtige Merkmale des Dienstplans:

• Er orientiert sich an der Vertragszeit, kann aber davon abweichen (z.B. bei ungleichmäßiger Verteilung über den Monat)
• Er berücksichtigt den Betreuungsbedarf, Öffnungszeiten und Personalbesetzung
• Er kann Wünsche der Mitarbeitenden einbeziehen (z.B. freie Tage, bevorzugte Schichten)
• Er ist planbar und im Voraus bekannt

In sozialen Einrichtungen ist der Dienstplan ein zentrales Instrument: Er stellt sicher, dass zu jeder Zeit genügend Fachkräfte anwesend sind, um den gesetzlichen Betreuungs- oder Pflegeschlüssel einzuhalten. Gleichzeitig gibt er den Mitarbeitenden Planungssicherheit für ihr Privatleben. Die im Dienstplan eingetragenen Stunden sind die geplante Arbeitszeit - aber nicht zwangsläufig die Zeit, die tatsächlich gearbeitet wird.

Tatsächliche Arbeitszeit (Istzeit): Was wirklich gearbeitet wurde

Die tatsächliche Arbeitszeit, auch Istzeit genannt, ist die Zeit, die eine Person real gearbeitet hat. Sie wird durch Zeiterfassung dokumentiert - sei es durch Stempeluhr, digitales System, Stundenzettel oder App. Die Istzeit kann von der Dienstplanzeit abweichen, wenn zum Beispiel:

• Jemand früher anfängt oder später aufhört als geplant
• Jemand bei Krankheitsausfällen im Team einspringt
• Unvorhergesehene Aufgaben zusätzliche Zeit erfordern
• Jemand wegen privater Termine früher geht
• Zusätzliche Pausen gemacht werden müssen (z.B. bei unerwartet längerer Arbeitszeit)

Die erfasste Istzeit ist die Grundlage für das Arbeitszeitkonto: Wird mehr gearbeitet als vertraglich vereinbart, entstehen Überstunden (Plusstunden). Wird weniger gearbeitet, entstehen Minusstunden. Die Differenz zwischen Sollzeit (Vertragszeit) und Istzeit (tatsächlicher Arbeitszeit) bestimmt also den Kontostand.

Rechtlicher Hintergrund: Seit dem EuGH-Urteil von 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich zu erfassen. Die tatsächliche Arbeitszeit muss also dokumentiert werden - unabhängig davon, was im Dienstplan steht.

Wie die drei Zeiten zusammenhängen - Ein Beispiel

Am besten lässt sich der Zusammenhang an einem konkreten Beispiel verdeutlichen:

Analyse:

• Vertragszeit vs. Dienstplan: Der Dienstplan hat 26 Stunden vorgesehen, obwohl Julia vertraglich 30 Stunden arbeiten muss. Diese 4 Stunden werden in anderen Wochen des Monats ausgeglichen (z.B. durch längere Dienste in der letzten Januarwoche).
• Dienstplan vs. Istzeit: Julia hat genau 26 Stunden gearbeitet, aber anders verteilt als geplant. Am Montag und Mittwoch hat sie mehr gearbeitet (+1 Stunde insgesamt), am Donnerstag weniger (-1 Stunde). Die Gesamtstunden stimmen überein.
• Vertragszeit vs. Istzeit (monatlich): Am Monatsende wird verglichen: Hat Julia insgesamt ihre 30 Stunden pro Woche im Durchschnitt gearbeitet? Wenn ja, ist das Arbeitszeitkonto ausgeglichen. Wenn nicht, entstehen Plus- oder Minusstunden.
• Pausenpflicht beachten: Beim Dienstag war laut Plan keine Pause nötig (nur 6 Stunden Arbeitszeit). Hätte Julia aber spontan länger arbeiten müssen - etwa 6,5 Stunden statt 6 Stunden - dann hätte sie eine 30-minütige Pause machen müssen. Das bedeutet: Sie wäre dann 7 Stunden anwesend gewesen (6,5 Stunden Arbeit + 30 Min. Pause). Die Pausenpflicht richtet sich nach der tatsächlichen Arbeitszeit, nicht nach der Planung.

Abweichungen erkennen und verstehen

Abweichungen zwischen den drei Zeitarten sind im Arbeitsalltag sozialer Einrichtungen völlig normal und meist kein Problem - solange sie transparent dokumentiert und auf Dauer ausgeglichen werden. Kritisch wird es nur, wenn systematische Diskrepanzen entstehen:

Problematische Szenarien:

• Dauerhaft mehr Istzeit als Vertragszeit: Eine Mitarbeiterin arbeitet regelmäßig 35 Stunden, obwohl sie nur 30 Stunden im Vertrag hat. Das führt zu ständig steigenden Überstunden, die irgendwann abgebaut oder ausgezahlt werden müssen.
• Dienstplan weicht stark von Vertragszeit ab: Wenn der Dienstplan dauerhaft deutlich mehr oder weniger Stunden vorsieht als vertraglich vereinbart, stimmt etwas nicht - entweder muss der Vertrag angepasst werden oder die Planung korrigiert werden.
• Istzeit wird nicht erfasst: Wenn keine Zeiterfassung stattfindet, gibt es keine Transparenz über tatsächlich geleistete Arbeit. Das kann zu Mehrarbeit ohne Ausgleich führen oder zu Konflikten bei der Berechnung von Gehalt und Urlaub.

Gesunde Abweichungen:

• Kurzfristige Schwankungen: In einer Woche mehr arbeiten, in der nächsten weniger - solange es sich über den Monat ausgleicht.
• Flexibler Dienstplan: Der Dienstplan verteilt die Vertragszeit ungleichmäßig über den Monat, um den unterschiedlichen Betreuungsbedarf zu decken.
• Dokumentierte Abweichungen: Alle Abweichungen werden erfasst und fließen ins Arbeitszeitkonto ein, sodass am Jahresende ein fairer Ausgleich stattfindet.

Überstunden, Minusstunden und Zeitausgleich

Das Arbeitszeitkonto macht die Differenz zwischen Vertragszeit (Soll) und tatsächlicher Arbeitszeit (Ist) sichtbar:

• Überstunden (Plusstunden): Entstehen, wenn die Istzeit über einen bestimmten Zeitraum die Sollzeit übersteigt. Diese müssen entweder durch Freizeitausgleich abgebaut oder - je nach Vereinbarung - ausgezahlt werden.
• Minusstunden: Entstehen, wenn weniger gearbeitet wird als vertraglich vereinbart. Diese müssen in der Regel nachgearbeitet werden (oder werden vom Urlaubskonto abgezogen, wenn keine Nacharbeit möglich ist).
• Zeitausgleich: Viele Einrichtungen arbeiten mit Zeitausgleichsmodellen, bei denen Plus- und Minusstunden über einen definierten Zeitraum (z.B. 3 Monate) ausgeglichen werden müssen.

Wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, wie das Arbeitszeitkonto funktioniert, welche Toleranzen es gibt (z.B. +/- 10 Stunden) und wann Überstunden verfallen oder ausgezahlt werden. Transparenz ist hier der Schlüssel zu fairen Arbeitsbedingungen.

Transparenz durch digitale Zeiterfassung

Moderne Zeiterfassungssysteme machen die Unterschiede zwischen Vertragszeit, Dienstplan und Istzeit für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. Solche Systeme zeigen auf einen Blick:

• Vertragszeit: Welche wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit ist vereinbart?
• Dienstplanzeit: Welche Dienste sind für diese Woche/diesen Monat geplant?
• Erfasste Istzeit: Welche Zeiten wurden tatsächlich gearbeitet und erfasst?
• Arbeitszeitkonto: Wie ist der aktuelle Stand? Gibt es Überstunden oder Minusstunden?

Gute digitale Zeiterfassungslösungen bieten automatische Abweichungsanalysen: Das System erkennt, wenn die erfasste Arbeitszeit vom Dienstplan abweicht, und macht dies für Leitung und Mitarbeitende sichtbar. So können beide Seiten frühzeitig reagieren - etwa wenn sich Überstunden anhäufen oder wenn jemand dauerhaft weniger arbeitet als geplant.

Besonders hilfreich: Mitarbeitende können jederzeit einsehen, wie viele Stunden sie vertraglich arbeiten sollen, was im aktuellen Dienstplan steht und was sie bisher erfasst haben. Diese Transparenz verhindert Missverständnisse und gibt allen Beteiligten Kontrolle über ihre Arbeitszeit.

Praktische Tipps für Mitarbeiter und Leitungen

Für Mitarbeitende:

• Vertrag kennen: Wissen Sie genau, wie viele Stunden Sie vertraglich arbeiten müssen? Bei Teilzeitverträgen ist das besonders wichtig.
• Dienstplan prüfen: Kontrollieren Sie regelmäßig, ob der Dienstplan zu Ihrer Vertragszeit passt. Sprechen Sie Unstimmigkeiten zeitnah an.
• Zeit erfassen: Dokumentieren Sie konsequent Ihre tatsächliche Arbeitszeit - auch wenn Sie mal früher gehen oder später bleiben als geplant.
• Arbeitszeitkonto im Blick: Behalten Sie Ihr Arbeitszeitkonto im Auge. Wenn sich viele Überstunden anhäufen, sprechen Sie mit Ihrer Leitung über Freizeitausgleich.
• Bei Abweichungen kommunizieren: Wenn Sie regelmäßig mehr oder weniger arbeiten als geplant, suchen Sie das Gespräch - vielleicht muss die Planung oder der Vertrag angepasst werden.

Für Leitungen:

• Realistische Dienstpläne: Achten Sie darauf, dass Dienstpläne im Durchschnitt zur Vertragszeit passen. Kurzfristige Schwankungen sind okay, systematische Abweichungen nicht.
• Zeiterfassung ermöglichen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit einfach und unkompliziert erfassen können.
• Arbeitszeitkonten überwachen: Behalten Sie die Arbeitszeitkonten im Blick. Handeln Sie, wenn sich bei einzelnen Personen dauerhaft Überstunden oder Minusstunden ansammeln.
• Transparenz schaffen: Erklären Sie dem Team, wie die drei Zeitkonzepte zusammenhängen und wie das Arbeitszeitkonto funktioniert.
• Flexible Lösungen finden: Wenn jemand dauerhaft mehr oder weniger arbeiten möchte als vertraglich vereinbart, prüfen Sie Möglichkeiten zur Vertragsanpassung.
• Rechtliche Vorgaben einhalten: Dokumentieren Sie die Arbeitszeit rechtssicher und achten Sie auf Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten gemäß Arbeitszeitgesetz.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich immer genau die Dienstplanzeit arbeiten?

Nein, nicht zwingend. Der Dienstplan ist eine Planung, aber im Alltag kann es Abweichungen geben - etwa wenn Sie einspringen, früher gehen müssen oder länger bleiben. Wichtig ist, dass Sie die tatsächlich gearbeitete Zeit erfassen. Auf Dauer sollten Ihre erfassten Stunden im Durchschnitt Ihrer Vertragszeit entsprechen.

Was passiert, wenn ich regelmäßig mehr arbeite als im Vertrag steht?

Dann sammeln sich Überstunden auf Ihrem Arbeitszeitkonto an. Diese können in der Regel durch Freizeitausgleich abgebaut werden. In manchen Fällen werden Überstunden auch ausgezahlt - das hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber ab. Wichtig: Sprechen Sie mit Ihrer Leitung, wenn sich dauerhaft viele Überstunden anhäufen. Möglicherweise sollte Ihr Vertrag angepasst werden.

Wer sieht die Abweichungen zwischen Plan und Ist?

Das hängt vom eingesetzten System ab. Bei transparenten digitalen Zeiterfassungssystemen können sowohl Mitarbeitende als auch Leitungen die Abweichungen einsehen. Sie selbst sollten jederzeit Zugriff auf Ihre eigenen Daten haben - das ist Ihr gutes Recht. Die Leitung benötigt Zugriff, um Personalplanung und Arbeitszeitkonten zu verwalten.

Was ist, wenn mein Dienstplan dauerhaft weniger Stunden hat als mein Vertrag?

Dann muss die fehlende Zeit an anderen Stellen ausgeglichen werden - entweder in anderen Wochen desselben Monats oder durch zusätzliche Dienste. Langfristig sollte der Dienstplan im Durchschnitt Ihrer Vertragszeit entsprechen. Wenn das nicht der Fall ist, klären Sie mit Ihrer Leitung, ob die Planung korrigiert werden muss oder ob eine Vertragsanpassung sinnvoll ist.

Kann ich meine Vertragszeit nachträglich ändern?

Ja, durch eine Vertragsänderung. Wenn Sie dauerhaft mehr oder weniger arbeiten möchten, können Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine Anpassung der Vertragszeit vereinbaren. Das gibt Ihnen und der Einrichtung mehr Planungssicherheit.

Fazit

Vertragszeit, Dienstplan und tatsächliche Arbeitszeit sind drei unterschiedliche, aber eng miteinander verbundene Konzepte. Die Vertragszeit bildet die vertragliche Grundlage und definiert das Arbeitsverhältnis. Der Dienstplan setzt diese Zeit in konkrete Schichten und Arbeitstage um. Die tatsächliche Arbeitszeit ist das, was am Ende real geleistet und erfasst wird.

Für ein faires und transparentes Arbeitsverhältnis ist es entscheidend, dass alle Beteiligten diese Unterschiede verstehen und dass die drei Zeitarten im Blick behalten werden. Abweichungen sind normal und können flexibel gehandhabt werden - solange sie dokumentiert sind und auf Dauer ausgeglichen werden. Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber zur Zeiterfassung, aber diese Pflicht dient auch dem Schutz der Mitarbeitenden vor Überlastung.

Moderne digitale Zeiterfassungssysteme machen die Verwaltung dieser drei Zeitkonzepte deutlich einfacher: Sie zeigen transparent, was vertraglich vereinbart ist, was geplant ist und was tatsächlich gearbeitet wurde. So entsteht Klarheit für alle Beteiligten - und die Grundlage für faire Arbeitsbedingungen in sozialen Einrichtungen.