Personalschlüssel in der Kita: Begriffe, Vorgaben und ein Rechenbeispiel

Personalschlüssel, Fachkraft-Kind-Relation, Betreuungsschlüssel

Die Bertelsmann Stiftung empfiehlt einen Personalschlüssel von 1:3 für Kinder unter drei Jahren und 1:7,5 für Kinder ab drei Jahren bis zum Schuleintritt. Diese Werte sind Empfehlungen, keine rechtlichen Vorgaben.

Wo die Vorgaben stehen

Eine bundesweite Mindestbesetzung gibt es nicht. Jedes Land regelt sie in seinem Kita-Gesetz und den dazugehörigen Verordnungen. Die Modelle unterscheiden sich stark:

• Gruppenbezogen: Für jede Gruppenart sind eine Höchstzahl an Kindern und eine Mindestzahl an Fachkräften festgelegt.
• Kindbezogen nach Betreuungszeit: Jedes Kind bringt je nach gebuchter Betreuungszeit und Alter einen Personalanteil mit. Bayern etwa gewichtet Kinder unter drei Jahren mit dem Faktor 2,0 und verlangt einen Anstellungsschlüssel von mindestens 1:11, empfohlen sind 1:10.
• Fachkraftquote: Ein Mindestanteil des Personals muss aus Fachkräften bestehen; Ergänzungskräfte zählen nur eingeschränkt.

Für die einzelne Einrichtung ist die Betriebserlaubnis (§ 45 SGB VIII) maßgeblich. Sie legt fest, wie viele Kinder betreut werden dürfen und welches Personal dafür mindestens vorhanden sein muss.

Personalbedarf berechnen: ein Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt, warum ein rechnerischer Schlüssel nicht ausreicht. Es verwendet angenommene Werte. Setzen Sie für Ihre Einrichtung die eigenen Zahlen ein.

Ausgangslage: eine Gruppe mit 20 Kindern ab drei Jahren, jedes Kind im Durchschnitt 40 Stunden pro Woche in der Kita. Ziel ist eine Fachkraft-Kind-Relation von 1:8 in der direkten Arbeit. Eine Vollzeitstelle hat 39 Stunden.

Zum Vergleich: Ein Personalschlüssel von 1:8, angewendet auf 20 ganztags betreute Kinder, ergibt nur 2,5 Vollzeitstellen. Mit 2,5 Stellen läge die tatsächliche Fachkraft-Kind-Relation in diesem Beispiel bei etwa 1:12. Genau diese Lücke erleben viele Teams im Alltag.

Nicht enthalten sind Leitungszeit, Hauswirtschaft und Verwaltung. Ist die Leitung für ihre Aufgaben freigestellt, kommt ihr Anteil zum Bedarf der Gruppen hinzu.

Mit den Zahlen Ihrer Einrichtung rechnet der Personalschlüssel-Rechner dieses Beispiel nach.

Der Tagesverlauf: Randzeiten und Spitzen

Selbst wenn die Stellen ausreichen, kann es im Tagesverlauf eng werden. Die Kinder sind nicht alle gleichzeitig da: Morgens um 7 Uhr kommen wenige, zwischen 9 und 14 Uhr sind fast alle anwesend, am Nachmittag werden es wieder weniger. Der Personaleinsatz muss dieser Kurve folgen.

• Anwesenheit stundenweise prüfen: Vergleichen Sie für jede Stunde des Tages die erwarteten Kinder mit den eingeplanten Fachkräften, nicht nur den Tagesdurchschnitt.
• Randzeiten absichern: Planen Sie in Früh- und Spätdienst so, dass auch bei einem Notfall die Aufsicht gewährleistet bleibt. Viele Träger setzen dafür mindestens zwei Personen ein.
• Pausen mitplanen: In der Mittagszeit fehlen Kräfte für ihre Pause. Die Besetzung muss auch dann noch reichen.
• Mittelbare Arbeit legen: Vorbereitungszeit gehört in Zeiten mit wenigen Kindern, nicht in die Kernzeit.

Wie Früh-, Spät- und Pausenzeiten mit dem Arbeitszeitgesetz zusammenpassen, erklärt der Artikel Arbeitszeitgesetz in Kita und sozialen Einrichtungen. Digitale Dienstplanungs-Software kann die Besetzung für jeden Tag gegen die Vorgaben prüfen und Unterschreitungen anzeigen, bevor der Plan gilt.

Typische Fehler bei der Personalplanung

• In Köpfen statt in Stunden rechnen: Drei Teilzeitkräfte mit 20 Stunden sind 1,5 Vollzeitstellen, nicht drei.
• Ausfallzeiten vergessen: Ein Plan, der nur bei voller Besetzung aufgeht, bricht mit der ersten Krankmeldung zusammen.
• Gebuchte statt tatsächliche Zeiten: Wenn Kinder regelmäßig früher abgeholt oder später gebracht werden, passt die Verteilung über den Tag nicht.
• Mittelbare Arbeit nicht einplanen: Dokumentation und Elterngespräche finden dann in der Gruppenzeit oder in unbezahlten Überstunden statt.
• Unterschreitungen nicht dokumentieren: Ohne Nachweis fehlt die Grundlage für Gespräche mit dem Träger und für eine Meldung an die Aufsichtsbehörde.

Wenn das Personal nicht reicht

Fällt die Besetzung unter die Mindestvorgaben, muss der Träger handeln: mit Vertretung, verkürzten Öffnungszeiten, zusammengelegten Gruppen oder einer Notbetreuung. Ereignisse, die geeignet sind, das Wohl der Kinder zu beeinträchtigen, muss er der Aufsichtsbehörde unverzüglich melden (§ 47 SGB VIII). Wie ein Stufenplan für solche Tage aussieht, beschreibt der Artikel Personalausfall in der Kita: Notfallplan und Vertretung.

Häufige Fragen zum Personalschlüssel

Was ist der Unterschied zwischen Personalschlüssel und Betreuungsschlüssel?

Im Alltag werden beide Begriffe oft gleich verwendet. Genau genommen beschreibt der Personalschlüssel das Verhältnis von Personal zu Kindern auf dem Papier, einschließlich der Zeit für Vorbereitung, Urlaub und Krankheit. Wie viele Kinder eine Fachkraft tatsächlich gleichzeitig betreut, zeigt die Fachkraft-Kind-Relation.

Wie viele Kinder darf eine Erzieherin betreuen?

Eine bundesweite Zahl gibt es nicht. Die Mindestbesetzung legen die Kita-Gesetze der Länder und die Betriebserlaubnis der Einrichtung fest. Die Bertelsmann Stiftung empfiehlt einen Personalschlüssel von 1:3 für Kinder unter drei Jahren und 1:7,5 für Kinder ab drei Jahren.

Zählt die Kita-Leitung zum Personalschlüssel?

Das regelt jedes Land selbst. Häufig ist die Leitung für ihre Leitungsaufgaben ganz oder teilweise freigestellt; dieser Anteil zählt dann nicht zur Arbeit in den Gruppen.

Zählen Praktikantinnen und Auszubildende mit?

Je nach Land gar nicht oder nur anteilig. Auszubildende in praxisintegrierter Ausbildung werden in manchen Ländern mit einem Teil ihrer Arbeitszeit angerechnet. Maßgeblich ist das Landesrecht.

Was passiert, wenn der Personalschlüssel unterschritten wird?

Der Träger muss reagieren, etwa mit Vertretung, kürzeren Öffnungszeiten oder einer Notbetreuung. Ereignisse, die das Wohl der Kinder gefährden können, muss er der Aufsichtsbehörde melden (§ 47 SGB VIII). Welche Unterschreitung meldepflichtig ist, regeln die Landesjugendämter.

Fazit

Der Personalschlüssel auf dem Papier sagt wenig darüber, wie viele Kinder eine Fachkraft tatsächlich betreut. Erst wenn Urlaub, Krankheit, Fortbildung und mittelbare pädagogische Arbeit abgezogen sind, zeigt sich die Fachkraft-Kind-Relation. Im Beispiel macht dieser Unterschied mehr als eine Vollzeitstelle pro Gruppe aus.

Wer den Personalbedarf mit den eigenen Ausfallzeiten berechnet, die Besetzung stundenweise prüft und Unterschreitungen dokumentiert, kann gegenüber Träger und Aufsicht belegen, welches Personal die Einrichtung braucht.