Personalschlüssel-Rechner: Personalbedarf der Kita berechnen
Wie viele Vollzeitstellen braucht eine Gruppe, damit die Fachkraft-Kind-Relation auch an Tagen mit Urlaub, Krankheit und Vorbereitungszeit stimmt? Der Rechner geht dieselben Schritte wie das Beispiel im Artikel zum Personalschlüssel. Die Werte zu Beginn sind dieses Beispiel.
Alle Angaben ohne Gewähr. Die Mindestbesetzung legen das Kita-Gesetz Ihres Landes und Ihre Betriebserlaubnis fest.
So rechnet der Rechner
| Betreuungsstunden der Kinder pro Woche | 800 |
|---|---|
| Nötige Stunden direkter Arbeit | 100 |
| Abwesenheit je Vollzeitkraft: Urlaub, Krankheit, Fortbildung | 20 % |
| Mittelbare pädagogische Arbeit | 15 % |
| Direkte Arbeit je Vollzeitstelle | 26,52 Std. |
| Personalbedarf | 3,77 Stellen |
Der Personalschlüssel setzt 20 Ganztagskinder (40 Stunden pro Woche) ins Verhältnis zu den Vollzeitstellen.
Personalschlüssel und Fachkraft-Kind-Relation
Der Personalschlüssel setzt Vollzeitstellen ins Verhältnis zu ganztags betreuten Kindern. Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Vorbereitungszeit stecken darin, sind aber nicht abgezogen. Die Fachkraft-Kind-Relation sagt, wie viele Kinder eine Fachkraft in der direkten Arbeit tatsächlich betreut. Sie ist immer ungünstiger als der Personalschlüssel.
Der Rechner geht deshalb von der Relation aus, die Sie in der Gruppe erreichen wollen, und rechnet zurück, wie viele Stellen dafür nötig sind. Im Beispiel mit 20 Kindern ab drei Jahren und 1:8 sind das 3,8 Vollzeitstellen. Ein Personalschlüssel von 1:8 auf dem Papier ergäbe nur 2,5 Stellen, und mit 2,5 Stellen liegt die tatsächliche Relation bei etwa 1:12. Tragen Sie Ihre vorhandenen Wochenstunden ein, um diese Lücke für Ihre Kita zu sehen.
Grenzen der Rechnung
- Die Mindestbesetzung legen das Kita-Gesetz des Landes und die Betriebserlaubnis (§ 45 SGB VIII) fest. Sie gehen jeder Empfehlung vor.
- Leitungszeit, Hauswirtschaft und Verwaltung sind nicht enthalten.
- Die Rechnung gilt für den Wochendurchschnitt. Ob die Besetzung in Randzeiten und Pausen reicht, zeigt nur ein Blick auf jede Stunde des Tages.
Ausführlich mit Begriffen, Vorgaben der Länder und typischen Fehlern: Personalschlüssel in der Kita berechnen. Was zu tun ist, wenn das Personal an einem Tag nicht reicht, beschreibt der Artikel Personalausfall in der Kita.
Häufige Fragen zum Personalbedarf
Wie berechne ich den Personalbedarf einer Kita?
Betreuungsstunden der Kinder pro Woche geteilt durch die gewünschte Fachkraft-Kind-Relation ergibt die Stunden direkter Arbeit. Eine Vollzeitstelle liefert davon weniger als ihre Vertragsstunden, weil Urlaub, Krankheit, Fortbildung und mittelbare pädagogische Arbeit abgehen. Die Stunden direkter Arbeit geteilt durch die direkte Arbeit je Stelle ergeben die nötigen Vollzeitstellen.
Welche Fachkraft-Kind-Relation soll ich eingeben?
Die Mindestbesetzung legen das Kita-Gesetz Ihres Landes und die Betriebserlaubnis fest. Die Bertelsmann Stiftung empfiehlt einen Personalschlüssel von 1:3 für Kinder unter drei Jahren und 1:7,5 für Kinder ab drei Jahren. Diese Werte sind Empfehlungen, keine rechtlichen Vorgaben.
Wie hoch ist die Ausfallquote in einer Kita?
Zählen Sie Urlaubs-, Krankheits- und Fortbildungstage einer Vollzeitkraft zusammen und teilen Sie sie durch die Arbeitstage im Jahr. 30 Urlaubstage, 15 Krankheitstage und 5 Fortbildungstage bei 250 Arbeitstagen sind 20 %. Nehmen Sie die tatsächlichen Werte Ihres Teams aus dem Vorjahr.
Was ist mittelbare pädagogische Arbeit?
Vorbereitung, Beobachtung und Dokumentation, Elterngespräche und Teamsitzungen: Arbeit für die Kinder, aber nicht mit ihnen. Manche Länder legen einen Anteil fest. Der Rechner setzt 15 % an; tragen Sie den Wert Ihres Landes oder Trägers ein.
Zählt die Kita-Leitung mit?
Nein. Der Rechner berechnet nur das Personal für die Gruppen. Ist die Leitung für ihre Aufgaben ganz oder teilweise freigestellt, kommt dieser Anteil hinzu, ebenso Hauswirtschaft und Verwaltung.