Das Arbeitszeitkonto verstehen: Plus- und Minusstunden einfach erklärt

Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Ein Arbeitszeitkonto erfasst laufend die Differenz zwischen der Arbeitszeit, die Sie leisten sollen (Sollzeit), und der Arbeitszeit, die Sie tatsächlich leisten (Istzeit). Arbeiten Sie länger als vereinbart, entsteht ein Guthaben, die Plusstunden. Arbeiten Sie kürzer, entsteht ein Minus. Das Gehalt bleibt in beiden Fällen gleich, die Abweichung wird später durch Freizeit oder Mehrarbeit ausgeglichen.

Ein Gesetz, das Arbeitgeber zu einem Arbeitszeitkonto verpflichtet, gibt es nicht. Die Grundlage ist immer eine Vereinbarung: der Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag oder eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung. Im öffentlichen Dienst erlaubt zum Beispiel § 10 TVöD, Arbeitszeitkonten durch eine Dienstvereinbarung einzurichten. Diese Vereinbarung legt fest, wie gerechnet wird, welche Grenzen gelten und wie ausgeglichen wird.

Die gängigen Kontoarten

• Gleitzeitkonto: Beschäftigte bestimmen Beginn und Ende ihrer Arbeit innerhalb eines Rahmens selbst. Der Saldo wird meist innerhalb eines Monats oder Quartals ausgeglichen.
• Jahresarbeitszeitkonto: Die Arbeitszeit darf über das Jahr schwanken, etwa mehr Stunden in Monaten mit vielen Kindern und weniger in den Schließzeiten. Am Jahresende soll der Saldo ausgeglichen sein.
• Langzeitkonto (Wertguthaben): Guthaben werden über Jahre angespart, etwa für ein Sabbatical oder einen früheren Ruhestand. Dafür gelten besondere Regeln im Sozialgesetzbuch (§ 7b SGB IV).

Dieser Artikel behandelt die beiden ersten Arten, die im Arbeitsalltag am häufigsten vorkommen.

Soll, Ist und Saldo: So wird gerechnet

Die Rechnung selbst ist einfach: Saldo = Istzeit − Sollzeit. Entscheidend ist, was in die beiden Werte einfließt.

• Sollzeit: die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, verteilt auf die Arbeitstage. Bei 30 Wochenstunden an fünf Tagen sind das 6 Stunden pro Tag.
• Istzeit: die tatsächlich gearbeitete Zeit ohne Pausen. Dazu gehören auch Teamsitzungen, Elternabende und angeordnete Fortbildungen.
• Urlaub, Krankheit und Feiertage: zählen in der Regel mit der Sollzeit oder der geplanten Arbeitszeit des Tages. Sie verändern den Saldo deshalb nicht.

Wie Vertragszeit, geplante Dienstzeit und tatsächliche Arbeitszeit zusammenhängen, erklärt der Artikel Vertragszeit, Dienstplan und Arbeitszeit.

Rechenbeispiel: eine Woche mit 30 Stunden Vertragszeit

Der Urlaubstag am Freitag wird mit der Sollzeit angerechnet, das Konto bleibt an diesem Tag unverändert. Die Woche endet mit 2 Stunden 15 Minuten im Plus. Stand das Konto vorher bei −1:00, steht es jetzt bei +1:15.

Wie Plusstunden und Minusstunden entstehen

Plusstunden

Plusstunden entstehen, wenn Sie länger arbeiten als vereinbart: weil die Leitung es anordnet, weil eine Kollegin ausfällt und Sie den Spätdienst übernehmen, oder weil Sie in einem Gleitzeitmodell selbst länger bleiben. Arbeit, die der Arbeitgeber anordnet, billigt oder wissentlich duldet, ist Arbeitszeit und gehört auf das Konto.

Im Sprachgebrauch werden „Überstunden“ und „Mehrarbeit“ oft gleichgesetzt. Rechtlich gibt es Unterschiede. Der TVöD etwa unterscheidet so:

• Mehrarbeit (§ 7 Abs. 6 TVöD): Stunden, die Teilzeitbeschäftigte über ihre vereinbarte Arbeitszeit hinaus bis zur Arbeitszeit einer Vollzeitkraft leisten.
• Überstunden (§ 7 Abs. 7 TVöD): angeordnete Stunden über die regelmäßige Arbeitszeit einer Vollzeitkraft hinaus, die nicht bis zum Ende der folgenden Kalenderwoche ausgeglichen werden.

Der Unterschied ist wichtig, weil Tarifverträge für Überstunden Zeitzuschläge vorsehen können, für Mehrarbeit von Teilzeitkräften dagegen meist nicht. Was in Ihrem Fall gilt, steht in Ihrem Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag.

Minusstunden

Minusstunden entstehen, wenn Sie weniger arbeiten als vereinbart, etwa weil Sie in einem Gleitzeitmodell früher gehen oder einen freien Nachmittag nehmen. Wichtig ist, wer die Ursache setzt:

• Sie entscheiden selbst, früher zu gehen: Dann sind Minusstunden zulässig, sofern das Konto ein Minus erlaubt.
• Der Arbeitgeber schickt Sie nach Hause, weil weniger Kinder da sind oder die Einrichtung früher schließt: Dann trägt grundsätzlich er das Risiko (Annahmeverzug, § 615 BGB). Minusstunden darf er dafür nur buchen, wenn die Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto das ausdrücklich vorsieht.

Grenzen und Ausgleichszeiträume

Die Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto legt fest, wie weit der Saldo nach oben und unten gehen darf und bis wann er ausgeglichen sein muss. Verbreitet ist das Ampelkonto:

Die Werte in der Tabelle sind Beispiele. Jede Einrichtung legt eigene Grenzen fest.

Manche Vereinbarungen sehen vor, dass Stunden oberhalb einer Grenze verfallen (Kappung). Solche Regeln sind rechtlich umstritten, wenn die Stunden auf Anordnung oder mit Wissen des Arbeitgebers geleistet wurden. Ein Konto mit dauerhaft hohem Guthaben ist außerdem ein Hinweis darauf, dass die Personalplanung nicht aufgeht.

Unabhängig vom Konto gelten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: höchstens 10 Stunden pro Tag, im Durchschnitt 8 Stunden je Werktag, dazu Pausen und Ruhezeiten. Ein Arbeitszeitkonto erlaubt keine längeren Arbeitstage. Die Regeln im Einzelnen erklärt der Artikel Arbeitszeitgesetz in Kita und sozialen Einrichtungen.

Freizeitausgleich oder Auszahlung?

Der Regelfall ist der Freizeitausgleich: Plusstunden werden durch kürzere Dienste, freie Nachmittage oder ganze freie Tage abgebaut. Wann Sie Stunden abbauen dürfen, regelt die Vereinbarung. Häufig ist ein Antrag nötig, über den die Leitung ähnlich wie über einen Urlaubsantrag entscheidet.

Eine Auszahlung können Sie während des laufenden Arbeitsverhältnisses nur verlangen, wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung sie vorsehen. Ausgezahlte Stunden werden wie normaler Arbeitslohn versteuert und verbeitragt. Zuschläge gibt es nur, wenn ein Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag sie vorsieht. Der TVöD zum Beispiel kennt Zeitzuschläge für angeordnete Überstunden.

Welcher Teiler für den Stundenlohn gilt, kann ein Tarifvertrag abweichend festlegen.

Das Arbeitszeitkonto bei Kündigung

Endet das Arbeitsverhältnis, wird das Konto abgerechnet:

• Plusstunden werden vorrangig während der Kündigungsfrist durch Freizeit ausgeglichen. Ist das nicht mehr möglich, muss der Arbeitgeber sie auszahlen. Stellt er Sie frei, werden Plusstunden nur verrechnet, wenn die Freistellung das klar erkennen lässt.
• Minusstunden darf der Arbeitgeber mit dem letzten Gehalt nur verrechnen, wenn Sie das Minus selbst verursacht haben und die Vereinbarung ein negatives Konto zulässt. Minusstunden, die auf seine Dienstplanung zurückgehen, bleiben bei ihm.

Achten Sie auf Ausschlussfristen. Viele Tarif- und Arbeitsverträge bestimmen, dass Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb weniger Monate schriftlich oder in Textform geltend gemacht werden. Im TVöD sind es sechs Monate nach Fälligkeit (§ 37 TVöD). Fordern Sie die Auszahlung offener Stunden deshalb zeitnah und nachweisbar, zum Beispiel per E-Mail.

Den eigenen Kontostand kennen

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, einschließlich Beginn und Ende. Das gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit, wie der Artikel Vertrauensarbeitszeit erklärt zeigt. Für Beschäftigte heißt das: Die Daten für das Arbeitszeitkonto liegen vor, und Sie können Einsicht verlangen.

Trotzdem lohnt es sich, den Saldo selbst im Blick zu behalten. Streiten Arbeitgeber und Beschäftigte über die Bezahlung von Überstunden, müssen nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts weiterhin die Beschäftigten darlegen, dass sie die Stunden geleistet haben und dass der Arbeitgeber sie angeordnet oder geduldet hat (BAG, Urteil vom 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21).

• Prüfen Sie den Saldo jeden Monat und vergleichen Sie ihn mit Ihren eigenen Notizen oder dem Dienstplan. Die Stunden einer Woche mit Pausen rechnet der Arbeitszeitrechner aus.
• Klären Sie Abweichungen sofort, solange sich alle noch an die Woche erinnern.
• Lassen Sie sich angeordnete Zusatzdienste schriftlich bestätigen, zum Beispiel per Nachricht oder im Dienstplan.
• Kennen Sie die Grenzen und Ausgleichszeiträume Ihrer Vereinbarung.

Digitale Zeiterfassungssysteme berechnen den Saldo täglich und zeigen ihn den Beschäftigten direkt an. Das erspart das Nachrechnen und macht Abweichungen früh sichtbar.

Häufige Fragen zum Arbeitszeitkonto

Darf der Arbeitgeber Plusstunden einfach streichen?

Nein. Stunden, die auf Anordnung oder mit Wissen des Arbeitgebers geleistet wurden, sind Arbeitszeit und müssen ausgeglichen werden. Ob eine Vereinbarung Stunden oberhalb einer Grenze verfallen lassen darf, ist rechtlich umstritten. Prüfen Sie dazu Ihren Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung.

Muss ich Minusstunden nacharbeiten, wenn die Einrichtung früher schließt?

In der Regel nicht. Schickt der Arbeitgeber Beschäftigte nach Hause, weil weniger Arbeit anfällt, trägt er dieses Risiko (§ 615 BGB). Minusstunden entstehen dann nicht, es sei denn, eine Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto regelt ausdrücklich etwas anderes.

Entstehen Minusstunden, wenn ich krank bin?

Nein. Bei Arbeitsunfähigkeit wird das Entgelt nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz weitergezahlt. Im Arbeitszeitkonto wird der Tag deshalb in der Regel mit der Arbeitszeit angerechnet, die für ihn geplant war. Die Einzelheiten regeln Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.

Kann ich verlangen, dass Plusstunden ausgezahlt werden?

Nur wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung eine Auszahlung vorsehen. Üblich ist der Ausgleich durch Freizeit. Endet das Arbeitsverhältnis und konnten die Stunden nicht mehr abgebaut werden, sind sie auszuzahlen.

Wie viele Plusstunden sind erlaubt?

Eine gesetzliche Obergrenze für den Kontostand gibt es nicht. Grenzen setzt die Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto, etwa mit einem Ampelkonto. Unabhängig davon gilt das Arbeitszeitgesetz: höchstens 10 Stunden am Tag und im Durchschnitt 8 Stunden je Werktag.

Verfallen Plusstunden am Jahresende?

Nicht von selbst. Viele Tarifverträge enthalten aber Ausschlussfristen: Im TVöD verfallen Ansprüche, die nicht innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit in Textform geltend gemacht werden (§ 37 TVöD). Wer eine Auszahlung verlangen will, sollte sie deshalb rechtzeitig schriftlich fordern.

Fazit

Ein Arbeitszeitkonto gleicht Schwankungen zwischen vereinbarter und tatsächlicher Arbeitszeit aus, ohne dass sich das Gehalt ändert. Plusstunden entstehen durch angeordnete oder geduldete Mehrarbeit, Minusstunden nur dann zu Lasten der Beschäftigten, wenn sie selbst früher gehen. Wie weit der Saldo schwanken darf, wie ausgeglichen wird und ob ausgezahlt werden kann, bestimmen Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.

Wer seinen Saldo regelmäßig prüft, Abweichungen früh klärt und Ausschlussfristen kennt, verliert keine Stunden. Für Leitungen ist das Konto zugleich ein Frühwarnsystem: Wachsen die Guthaben im Team dauerhaft, reicht das Personal für die geplanten Dienste nicht aus.